A IA lê os documentos que já tem arquivados e preenche as fichas por si
Passaportes, cartões de residência e comprovativos que estão no arquivo há meses passam a preencher o NIF, o NISS e a validade — com uma pessoa a confirmar antes de qualquer coisa ser escrita.
- Retroativo
- lê o arquivo inteiro, não só o que entra a partir de hoje
- Humano
- nada é escrito sem uma pessoa confirmar as divergências
O que acontecia até agora
O escritório tem o passaporte do cliente arquivado. E, ao mesmo tempo, a ficha desse cliente não tem NIF, não tem NISS e não tem validade nenhuma preenchida. A informação está lá dentro, digitalizada, e ninguém tem tempo para a transcrever ficha a ficha.
É por isso que ninguém consegue responder a «quem tem o título a caducar nos próximos 90 dias?» — a resposta existe no arquivo e não existe na base de dados.
O que o escritório ganha
- Os documentos que já tem passam a preencher as fichas. Não é uma funcionalidade para documentos futuros: é um varrimento do arquivo inteiro, retroativo.
- A regra é conservadora e é a do escritório: se o documento confere com a ficha, marca como lido e não escreve nada; se traz informação nova, preenche; se contradiz, não toca em nada e chama uma pessoa.
- Com o NIF, o NISS e as validades preenchidos, os relatórios e os alertas de renovação passam a funcionar — porque passam a ter dados sobre que trabalhar.
- Uma contradição costuma significar que o ficheiro está na ficha errada. O varrimento encontra isso, que é um erro que ninguém procurava e que ninguém teria encontrado à mão.
Como se usa
- 1
Abra Documentos → Revisão
A fila mostra o que a IA leu e onde os valores não batem certo com a ficha. O ficheiro fica à esquerda e os campos à direita, para conferir sem fechar uma janela para abrir outra.
- 2
Comece pelas divergências, que aparecem no topo
Estão agrupadas por pessoa, não por linha: quatro documentos do mesmo senhor arquivados na ficha errada são uma decisão, não quatro.
- 3
Confirme
Um campo novo vem pré-selecionado; um campo em conflito nunca vem. O gesto rápido é sempre o gesto seguro — confirmar sem ler não pode sobrepor um dado verificado.
Disponibilidade
Planos com apoio inteligente. A revisão humana é obrigatória e não se desliga.
Antes de começar
Quando dois ou mais documentos do mesmo grupo dizem o mesmo contra a ficha, a fila diz-lho por palavras: «3 documentos dizem que o NIF é X. A ficha diz Y.» Um documento sozinho contra a ficha continua a ser uma decisão sua.
Está no seu Rito. Experimente hoje.
Sem custo adicional e sem migração. Entre e siga os passos acima.
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